Lista klientów - dodawanie, tagowanie, filtrowanie – Alloweat

Lista klientów to Twój główny ekran do zarządzania osobami, z którymi pracujesz. Z poziomu listy widzisz wszystkie najważniejsze informacje - status współpracy, tagi, aktywny program, najbliższą wizytę, kto prowadzi klienta. Stąd też dodajesz nowych klientów, filtrujesz, wyszukujesz, dezaktywujesz i wykonujesz akcje na karcie klienta bez wchodzenia w jego profil.

👤

Limit aktywnych klientów w Twoim pakiecie

W prawym górnym rogu listy widzisz licznik typu „7/100 aktywnych klientów”. Pierwsza liczba to klienci aktywni w bieżącym okresie rozliczeniowym, druga to limit Twojego pakietu. Pamiętaj:

tylko aktywny klient liczy się do limitu (nieaktywni - nie),

aktywnemu klientowi możesz tworzyć programy żywieniowe i udostępniać aplikację mobilną,

limit możesz powiększyć zmieniając pakiet - więcej w artykule Zarządzanie i płatności → Plany i płatności.

Co znajdziesz na ekranie

Ekran dzieli się na trzy poziomy. Na górze znajdziesz wyszukiwarkę i filtry (Status współpracy, Aktywna aplikacja mobilna, Aktywny moduł AI, Wizyta, Dietetyk prowadzący). Pod nimi - pasek przypiętych tagów (4 systemowe + Twoje własne) do szybkiego filtrowania jednym kliknięciem. Niżej - tabela klientów z kolumnami: Imię i nazwisko, Tagi, Program żywieniowy, Aplikacja, Wizyta, Dietetyk prowadzący, Akcje.

W prawym górnym rogu masz licznik aktywnych klientów oraz przycisk + Dodaj do utworzenia nowego klienta.

Dodawanie klienta

Nowego klienta dodasz przyciskiem + Dodaj w prawym górnym rogu listy.

Dane klienta

Wypełniasz podstawowe pola:

Imię i Nazwisko - wymagane.

Adres email - opcjonalny, ale potrzebny, jeśli chcesz udostępnić klientowi aplikację mobilną lub wysłać ankietę.

Płeć.

Pod sekcją podstawowych danych masz zwijaną sekcję Informacje dodatkowe - tu uzupełniasz dane takie jak numer telefonu, język komunikacji, czy własne notatki i komentarze.

Aktywacja i usługi

Pod danymi klienta znajdziesz sekcję AKTYWACJA I USŁUGI z trzema checkboxami:

Aktywuj klienta - klient zostanie wliczony do aktualnego okresu rozliczeniowego.

Aktywuj aplikację mobilną - klient dostaje dostęp do aplikacji. Wymaga aktywnego klienta i uzupełnionego adresu email.

Wyślij ankietę wstępną - klient od razu dostanie maila z ankietą do wypełnienia. Wymaga adresu email.

Możesz dodać klienta bez aktywacji - wtedy zostanie on pokazany na liście klientów, ale niektóre funkcje (jak tworzenie programu żywieniowego czy aktywacja aplikacji mobilnej) nie będą możliwe. Aktywacja jest dostępna w każdej chwili z menu kontekstowego (Aktywuj w kolumnie Akcje).

Filtry i wyszukiwanie

Nad listą masz pięć filtrów, które możesz łączyć ze sobą:

Szukaj klienta - wyszukiwarka po imieniu, nazwisku, mailu i telefonie.

Status współpracy - Aktywna współpraca / Nieaktywna współpraca.

Aktywna aplikacja mobilna - zawężasz listę do klientów, którzy mają aktywną aplikację mobilną.

Aktywny moduł AI - klienci z włączonym fotodzienniczkiem AI (jeśli masz ten moduł w swoim pakiecie).

Wizyta - Wizyta dodana / Wizyta nadchodząca / Wizyta anulowana / Brak wizyty.

Dietetyk prowadzący - jeśli pracujecie w zespole, zawężasz widok do klientów wybranych dietetyków.

Tagi - szybkie filtrowanie i organizacja

Pod paskiem filtrów widzisz pasek tagów. To jest Twój skrót do najczęściej używanych segmentów klientów - jedno kliknięcie i lista zawęża się do osób z danym tagiem.

Tagi systemowe

Cztery pierwsze tagi na pasku to tagi systemowe - dodają się automatycznie, gdy w systemie wydarzy się coś, co dotyczy danego klienta:

Otrzymano ankietę - klient odesłał wypełnioną ankietę i czeka na Twoją reakcję.

Kończący się program - program żywieniowy klienta kończy się w ciągu najbliższych 7 dni.

Kończąca się współpraca - Wasza współpraca kończy się w ciągu najbliższych 7 dni.

Nadchodząca wizyta - klient ma zaplanowaną wizytę w ciągu najbliższych 2 dni.

Tagi własne

Tagi możesz tworzyć samodzielnie - mogą służyć Ci do trzech rzeczy jednocześnie:

filtrowania listy - jednym kliknięciem zawężasz widok do klientów z danym tagiem (np. wszystkie osoby z pakietu „Pakiet 3 miesiące”),

komunikacji z grupą - możesz wysłać wiadomość do wszystkich klientów oznaczonych konkretnym tagiem (np. wszystkie osoby z tagiem „Wyzwanie CZERWIEC”),

globalnego udostępniania treści - możesz udostępnić materiały edukacyjne, przepisy lub inne zasoby od razu wszystkim klientom z danym tagiem.

Dzięki temu tagi to nie tylko etykietki na liście, ale narzędzie do segmentacji klientów na grupy, do których łatwo trafiasz z odpowiednim komunikatem.

📌

Wskazówka

Wszystkie tagi (systemowe i własne) są domyślnie przypięte do paska nad listą. Tagi tworzysz przy danym kliencie - z karty klienta lub poprzez akcję na liście.

Co widzisz w wierszu klienta

Każdy wiersz na liście pokazuje Ci kluczowe informacje bez konieczności wchodzenia w kartę klienta.

Status „Klient aktywny w bieżącym okresie rozliczeniowym”

Przy avatarze niektórych klientów widzisz małą zieloną kropkę z symbolem $. Oznacza ona, że klient jest aktywny w bieżącym okresie rozliczeniowym - czyli liczy się do limitu Twojego pakietu w tym miesiącu. Klienci bez tego oznaczenia są w bazie, ale w tym okresie nie są aktywni.

Kolumny na liście

Imię i nazwisko - plus pod spodem informacja o dacie końca współpracy lub status „Bezterminowa” / „Nieaktywna”.

Tagi - wszystkie tagi przypisane do klienta. Klikając „Dodaj tag” dodasz nowy bezpośrednio z listy.

Program żywieniowy - status programu (Aktywny / Zakończony) lub przycisk „Dodaj program”, jeśli klient nie ma dodanego żadnego.

Aplikacja - zielona ikonka, jeśli klient ma aktywną aplikację mobilną; czerwona, jeśli nie.

Wizyta - data najbliższej wizyty z informacją o jej statusie (Potwierdzona / Niepotwierdzona) lub „Brak wizyty”.

Dietetyk prowadzący - osoba z Twojego zespołu odpowiedzialna za klienta.

Akcje - trzy ikonki po prawej: autogenerowanie jadłospisu, monitoring, czat oraz menu kontekstowe (⋮).

Akcje na karcie klienta

Po prawej stronie każdego wiersza masz zestaw akcji, które wykonasz bez wchodzenia w kartę klienta.

Autogeneracja jadłospisu

Ikona „czarodzieja” (✨) otwiera okno automatycznego generowania jadłospisu. Wybierasz dietę i okres, a system sam układa jadłospis w profilu klienta. Domyślny okres to 14 dni.

Monitoring i czat

Dwie kolejne ikony to skróty do najczęściej używanych zakładek karty klienta: monitoringu (wykresy realizacji programu, masa ciała, kroki) i czatu z klientem.

Menu kontekstowe (⋮)

Pełna lista akcji znajduje się w menu otwieranym ikoną trzech kropek. Akcje są podzielone na dwie sekcje:

PROCES - akcje związane ze stanem współpracy:

Dezaktywuj klienta - zatrzymujesz aktywną współpracę. Klient przestaje liczyć się do limitu pakietu od kolejnego okresu rozliczeniowego, ale jego dane zostają w systemie.

Dezaktywuj aplikację - klient traci dostęp do aplikacji mobilnej, ale współpraca zostaje aktywna.

Dodaj program - skrót do utworzenia programu żywieniowego dla tego klienta.

PROFIL - akcje na danych klienta:

Edytuj - przenosi nas do edycji klienta w jego profilu.

Usuń - trwałe usunięcie klienta z systemu. Tej akcji nie da się cofnąć.

⚠️

Dezaktywacja vs usunięcie

Dezaktywacja jest odwracalna - klient zostaje w bazie, możesz go w każdej chwili aktywować ponownie. Usunięcie jest trwałe i kasuje wszystkie dane klienta, a ich przywrócenie jest wówczas niemożliwe.

Najczęstsze pytania

Pacjent pracował z innym dietetykiem na alloweat, teraz pracuje ze mną i nie może się zalogować do mojego konta. Dlaczego?

Jeśli klient ma założone konto na ten sam mail u dwóch różnych dietetyków, działa to tak: kiedy ustawił u Ciebie hasło X, a u poprzedniego dietetyka hasło Y, loguje się do konkretnego konta przypisanym hasłem. Jeśli ma to samo hasło w obu klinikach, podczas logowania będzie mógł wybrać, do której kliniki się zaloguje. Jeśli nie pamięta ustawionego hasła, klika „Nie pamiętam hasła” - dostanie maila z możliwością zmiany hasła i wyboru kliniki.

Jak długo jest ważny link aktywacyjny konta klienta w aplikacji mobilnej?

7 dni od momentu wysłania. Po tym czasie klient musi poprosić o nowy link - możesz mu go ponownie wysłać z profilu klienta.

Czy klient nieaktywny widzi nasze materiały w aplikacji?

Nieaktywny klient nie ma aktywnej współpracy, więc traci dostęp do aplikacji mobilnej (jeśli go miał) oraz do materiałów udostępnionych w ramach współpracy. Jego dane zostają w systemie i możesz w każdej chwili wznowić współpracę poprzez akcję „Aktywuj” na liście.