Lista klientów - dodawanie, tagowanie, filtrowanie – Alloweat

Lista klientów to Twój główny ekran do zarządzania osobami, z którymi pracujesz. Z poziomu listy widzisz wszystkie najważniejsze informacje - status współpracy, tagi, aktywny program, najbliższą wizytę, kto prowadzi klienta. Stąd też dodajesz nowych klientów, filtrujesz, wyszukujesz, dezaktywujesz i wykonujesz akcje na karcie klienta bez wchodzenia w jego profil.

👤

Limit aktywnych klientów w Twoim pakiecie

W prawym górnym rogu listy widzisz licznik typu „7/100 aktywnych klientów”. Pierwsza liczba to klienci aktywni w bieżącym okresie rozliczeniowym, druga to limit Twojego pakietu. Pamiętaj:

tylko aktywny klient liczy się do limitu (nieaktywni - nie),

aktywnemu klientowi możesz tworzyć programy żywieniowe i udostępniać aplikację mobilną,

limit możesz powiększyć zmieniając pakiet - więcej w artykule Zarządzanie i płatności → Plany i płatności.

Co znajdziesz na ekranie

Ekran dzieli się na trzy poziomy. Na górze znajdziesz wyszukiwarkę i filtry (Status współpracy, Aktywna aplikacja mobilna, Aktywny moduł AI, Wizyta, Dietetyk prowadzący). Pod nimi - pasek przypiętych tagów (4 systemowe + Twoje własne) do szybkiego filtrowania jednym kliknięciem. Niżej - tabela klientów z kolumnami: Imię i nazwisko, Tagi, Program żywieniowy, Aplikacja, Wizyta, Dietetyk prowadzący, Akcje.

W prawym górnym rogu masz licznik aktywnych klientów oraz przycisk + Dodaj do utworzenia nowego klienta.

Dodawanie klienta

Nowego klienta dodasz przyciskiem + Dodaj w prawym górnym rogu listy.

Dane klienta

Wypełniasz podstawowe pola:

Imię i Nazwisko - wymagane.

Adres email - opcjonalny, ale potrzebny, jeśli chcesz udostępnić klientowi aplikację mobilną lub wysłać ankietę.

Płeć.

Pod sekcją podstawowych danych masz zwijaną sekcję Informacje dodatkowe - tu uzupełniasz dane takie jak numer telefonu, język komunikacji, czy własne notatki i komentarze.

Aktywacja i usługi

Pod danymi klienta znajdziesz sekcję AKTYWACJA I USŁUGI z trzema checkboxami:

Aktywuj klienta - klient zostanie wliczony do aktualnego okresu rozliczeniowego.

Aktywuj aplikację mobilną - klient dostaje dostęp do aplikacji. Wymaga aktywnego klienta i uzupełnionego adresu email.

Wyślij ankietę wstępną - klient od razu dostanie maila z ankietą do wypełnienia. Wymaga adresu email.

Możesz dodać klienta bez aktywacji - wtedy zostanie on pokazany na liście klientów, ale niektóre funkcje (jak tworzenie programu żywieniowego czy aktywacja aplikacji mobilnej) nie będą możliwe. Aktywacja jest dostępna w każdej chwili z menu kontekstowego (Aktywuj w kolumnie Akcje).

Filtry i wyszukiwanie

Nad listą masz pięć filtrów, które możesz łączyć ze sobą:

Szukaj klienta - wyszukiwarka po imieniu, nazwisku, mailu i telefonie.

Status współpracy - Aktywna współpraca / Nieaktywna współpraca.

Aktywna aplikacja mobilna - zawężasz listę do klientów, którzy mają aktywną aplikację mobilną.

Aktywny moduł AI - klienci z włączonym fotodzienniczkiem AI (jeśli masz ten moduł w swoim pakiecie).

Wizyta - Wizyta dodana / Wizyta nadchodząca / Wizyta anulowana / Brak wizyty.

Dietetyk prowadzący - jeśli pracujecie w zespole, zawężasz widok do klientów wybranych dietetyków.

Tagi - szybkie filtrowanie i organizacja

Pod paskiem filtrów widzisz pasek tagów. To jest Twój skrót do najczęściej używanych segmentów klientów - jedno kliknięcie i lista zawęża się do osób z danym tagiem.

Tagi systemowe

Cztery pierwsze tagi na pasku to tagi systemowe - dodają się automatycznie, gdy w systemie wydarzy się coś, co dotyczy danego klienta:

Otrzymano ankietę - klient odesłał wypełnioną ankietę i czeka na Twoją reakcję.

Kończący się program - program żywieniowy klienta kończy się w ciągu najbliższych 7 dni.

Kończąca się współpraca - Wasza współpraca kończy się w ciągu najbliższych 7 dni.

Nadchodząca wizyta - klient ma zaplanowaną wizytę w ciągu najbliższych 2 dni.

Tagi własne

Tagi możesz tworzyć samodzielnie - mogą służyć Ci do trzech rzeczy jednocześnie:

filtrowania listy - jednym kliknięciem zawężasz widok do klientów z danym tagiem (np. wszystkie osoby z pakietu „Pakiet 3 miesiące”),

komunikacji z grupą - możesz wysłać wiadomość do wszystkich klientów oznaczonych konkretnym tagiem (np. wszystkie osoby z tagiem „Wyzwanie CZERWIEC”),

globalnego udostępniania treści - możesz udostępnić materiały edukacyjne, przepisy lub inne zasoby od razu wszystkim klientom z danym tagiem.

Dzięki temu tagi to nie tylko etykietki na liście, ale narzędzie do segmentacji klientów na grupy, do których łatwo trafiasz z odpowiednim komunikatem.

📌

Wskazówka

Wszystkie tagi (systemowe i własne) są domyślnie przypięte do paska nad listą. Tagi tworzysz przy danym kliencie - z karty klienta lub poprzez akcję na liście.

Co widzisz w wierszu klienta

Każdy wiersz na liście pokazuje Ci kluczowe informacje bez konieczności wchodzenia w kartę klienta.

Status „Klient aktywny w bieżącym okresie rozliczeniowym”

Przy avatarze niektórych klientów widzisz małą zieloną kropkę z symbolem $. Oznacza ona, że klient jest aktywny w bieżącym okresie rozliczeniowym - czyli liczy się do limitu Twojego pakietu w tym miesiącu. Klienci bez tego oznaczenia są w bazie, ale w tym okresie nie są aktywni.

Kolumny na liście

Imię i nazwisko - plus pod spodem informacja o dacie końca współpracy lub status „Bezterminowa” / „Nieaktywna”.

Tagi - wszystkie tagi przypisane do klienta. Klikając „Dodaj tag” dodasz nowy bezpośrednio z listy.

Program żywieniowy - status programu (Aktywny / Zakończony) lub przycisk „Dodaj program”, jeśli klient nie ma dodanego żadnego.

Aplikacja - zielona ikonka, jeśli klient ma aktywną aplikację mobilną; czerwona, jeśli nie.

Wizyta - data najbliższej wizyty z informacją o jej statusie (Potwierdzona / Niepotwierdzona) lub „Brak wizyty”.

Dietetyk prowadzący - osoba z Twojego zespołu odpowiedzialna za klienta.

Akcje - trzy ikonki po prawej: autogenerowanie jadłospisu, monitoring, czat oraz menu kontekstowe (⋮).

Akcje na karcie klienta

Po prawej stronie każdego wiersza masz zestaw akcji, które wykonasz bez wchodzenia w kartę klienta.

Autogeneracja jadłospisu

Ikona „czarodzieja” (✨) otwiera okno automatycznego generowania jadłospisu. Wybierasz dietę i okres, a system sam układa jadłospis w profilu klienta. Domyślny okres to 14 dni.

Monitoring i czat

Dwie kolejne ikony to skróty do najczęściej używanych zakładek karty klienta: monitoringu (wykresy realizacji programu, masa ciała, kroki) i czatu z klientem.

Menu kontekstowe (⋮)

Pełna lista akcji znajduje się w menu otwieranym ikoną trzech kropek. Akcje są podzielone na dwie sekcje:

PROCES - akcje związane ze stanem współpracy:

Dezaktywuj klienta - zatrzymujesz aktywną współpracę. Klient przestaje liczyć się do limitu pakietu od kolejnego okresu rozliczeniowego, ale jego dane zostają w systemie.

Dezaktywuj aplikację - klient traci dostęp do aplikacji mobilnej, ale współpraca zostaje aktywna.

Dodaj program - skrót do utworzenia programu żywieniowego dla tego klienta.

PROFIL - akcje na danych klienta:

Edytuj - przenosi nas do edycji klienta w jego profilu.

Usuń - trwałe usunięcie klienta z systemu. Tej akcji nie da się cofnąć.

⚠️

Dezaktywacja vs usunięcie

Dezaktywacja jest odwracalna - klient zostaje w bazie, możesz go w każdej chwili aktywować ponownie. Usunięcie jest trwałe i kasuje wszystkie dane klienta, a ich przywrócenie jest wówczas niemożliwe.

FAQ

Pacjent pracował z innym dietetykiem na alloweat, teraz pracuje ze mną i nie może się zalogować do mojego konta. Dlaczego?

Jeśli klient ma założone konto na ten sam mail u dwóch różnych dietetyków, działa to tak: kiedy ustawił u Ciebie hasło X, a u poprzedniego dietetyka hasło Y, loguje się do konkretnego konta przypisanym hasłem. Jeśli ma to samo hasło w obu klinikach, podczas logowania będzie mógł wybrać, do której kliniki się zaloguje. Jeśli nie pamięta ustawionego hasła, klika „Nie pamiętam hasła” - dostanie maila z możliwością zmiany hasła i wyboru kliniki.

Jak długo jest ważny link aktywacyjny konta klienta w aplikacji mobilnej?

7 dni od momentu wysłania. Po tym czasie klient musi poprosić o nowy link - możesz mu go ponownie wysłać z profilu klienta.

Czy klient nieaktywny widzi nasze materiały w aplikacji?

Nieaktywny klient nie ma aktywnej współpracy, więc traci dostęp do aplikacji mobilnej (jeśli go miał) oraz do materiałów udostępnionych w ramach współpracy. Jego dane zostają w systemie i możesz w każdej chwili wznowić współpracę poprzez akcję „Aktywuj” na liście.

Co dokładnie sprawia, że klient liczy się jako aktywny?

Sam fakt dodania klienta do bazy nie powoduje wliczenia go do liczby aktywnych klientów w danym miesiącu. Klient liczy się do limitu pakietu w danym okresie rozliczeniowym, jeśli ręcznie oznaczymy go jako aktywnego klienta. Po aktywowaniu możemy udostępnić mu aplikację mobilną lub stworzyć program żywieniowy.

Dezaktywowałam klienta w połowie miesiąca. Czy miejsce zwolni się od razu?

Nie. Raz aktywowany klient liczy się jako aktywny do końca bieżącego okresu rozliczeniowego - miejsce zwolni się dopiero po rozpoczęciu nowego okresu rozliczeniowego.

Nie trzeba w tym celu usuwać klienta z bazy. Dezaktywacja w zupełności wystarczy, a dane klienta zostają zachowane, a współpraca może zostać wznowiona w każdej chwili.

Usunęłam klienta przez przypadek. Czy da się go przywrócić?

Niestety nie. Usunięcie jest trwałe i kasuje wszystkie dane klienta - programy, notatki, historię wizyt. Dlatego przy tej akcji system prosi o potwierdzenie wykonania akcji.