Terminarz – Alloweat

Terminarz to Twój kalendarz pracy w alloweat. Planujesz w nim wizyty z klientami, dodajesz wydarzenia (np. konferencje, blok czasu na pisanie programów), zarządzasz statusami spotkań i - jeśli chcesz - synchronizujesz wszystko z kalendarzem Google. Skrócony podgląd najbliższego dnia masz też po prawej stronie Dashboardu, ale pełen widok i wszystkie akcje znajdziesz właśnie tutaj.

Co znajdziesz w tym artykule

Terminarz dzieli się na kilka mechanizmów, które warto rozumieć osobno:

widoki dnia, tygodnia i miesiąca - jak nawigować po kalendarzu,

wizyty - spotkania z klientami z produktem, ceną i statusem,

wydarzenia - Twoje własne bloki w kalendarzu (konferencje, czas na pracę),

potwierdzanie i odwoływanie wizyt - zarówno przez Ciebie, jak i przez klienta z maila,

synchronizacja z Google Calendar - dwukierunkowa, do włączenia w ustawieniach.

Co znajdziesz na ekranie

Ekran dzieli się na dwie części. Po lewej znajdziesz panel sterowania z mini-kalendarzem miesięcznym do szybkiej nawigacji oraz filtrami (Dietetycy, Typ). Po prawej - oś czasu z eventami w wybranym dniu, tygodniu lub miesiącu.

Nad osią czasu możesz przełączać widok (Dzień / Tydzień / Miesiąc), nawigować strzałkami między datami i jednym kliknięciem wracać do dziś. W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk + Dodaj, który rozwija menu z trzema typami eventów: Wydarzenie, Wizyta, Urlop.

📌

Skrót na Dashboardzie

Po prawej stronie Dashboardu znajdziesz mini-podgląd terminarza na bieżący dzień, tydzień lub miesiąc. Z tego samego miejsca możesz dodać nową wizytę lub wydarzenie - nie musisz w tym celu wchodzić w pełen widok Terminarza.

Mini-kalendarz i filtry

Mini-kalendarz miesięczny

Po lewej stronie odnajdziesz mały kalendarz miesięczny służący do szybkiej nawigacji do dowolnego dnia. Dni, w których masz zaplanowane eventy, oznaczone są małą fioletową kropką nad danym dniem. Strzałki nad kalendarzem przełączają pomiędzy miesiącami.

Filtr Dietetycy

Jeśli pracujesz w zespole, w sekcji DIETETYCY możesz wybrać, których osób eventy chcesz widzieć. Domyślnie widzisz tylko własne. Dzięki temu w gabinecie z kilkoma dietetykami każda osoba może mieć przejrzysty widok własnego dnia, a w razie potrzeby - nałożyć kalendarze, żeby zaplanować wspólne spotkanie albo sprawdzić obciążenie zespołu.

Filtr Typ

Pod dietetykami znajduje się filtr TYP z dwiema sekcjami: Wizyty i Wydarzenia. Liczba w nawiasie pokazuje, ile eventów danego typu masz w aktualnym widoku. Klikając na sekcję, ukrywasz lub pokazujesz dany typ - przydaje się, gdy chcesz spojrzeć tylko na konsultacje albo tylko na zaplanowane wydarzenia.

Wizyty i wydarzenia - czym się różnią

W terminarzu masz dwa typy eventów (plus trzeci, który pojawi się wkrótce). Różnica jest praktyczna i warto ją rozumieć od początku, bo dotyczy też tego, co możesz z eventem zrobić.

Wizyta

Wizyta to spotkanie z konkretnym klientem. Ma podpięty produkt z Twojego cennika (np. Wizyta pierwsza, Konsultacja kontrolna, Odbiór diety), cenę, status (Niepotwierdzona / Potwierdzona / Odwołana) i opcjonalnie powiadomienie wysłane do klienta. Na osi czasu wizyty rozpoznasz po ikonie telefonu.

Wydarzenie

Wydarzenie to Twój własny blok w kalendarzu - nie ma klienta, produktu ani ceny. Używasz go do wszystkiego, co nie jest konsultacją: konferencja branżowa, blok czasu na pisanie programów, szkolenie, spotkanie z księgową. Na osi czasu wydarzenia rozpoznasz po ikonie pinezki.

Urlop

Trzecia opcja w menu „+ Dodaj” - moduł w przygotowaniu.

Tworzenie wizyty

Nową wizytę dodajesz przyciskiem + Dodaj → Wizyta. Otwiera się okno tworzenia z polami:

Klient - wybierasz z listy klientów. Plus po prawej stronie pola pozwala dodać nowego klienta bez wychodzenia z modala.

Produkt - wybierasz z Twojego cennika (np. Wizyta pierwsza, Konsultacja kontrolna). Po wyborze cena podpina się automatycznie.

Nazwa - domyślnie podpina się tu imię klienta, ale możesz ją zmienić, jeśli np. wizyta dotyczy konkretnego tematu.

Termin plus pola Od / Do - data i godzina spotkania. Checkbox Cały dzień ukrywa pola czasu.

Cena - podpięta z produktu, ale możesz nadpisać ręcznie (np. dla zniżki lub wizyty bezpłatnej).

Dietetyk - osoba prowadząca wizytę. Domyślnie Ty, ale jeśli pracujesz w zespole, możesz przypisać kogoś innego.

Lokalizacja - miejsce spotkania (online, gabinet). Pomaga, gdy pracujesz w kilku placówkach.

Informacje dodatkowe - dowolne uwagi do wizyty (max 250 znaków). Widoczne w podglądzie wizyty.

Wysyłka powiadomienia o wizycie

Na samym dole modala znajdziesz checkbox Wyślij klientowi powiadomienie o wizycie. Gdy go zaznaczysz, klient od razu po zapisaniu dostanie maila z informacją o spotkaniu i będzie mógł je z tego poziomu potwierdzić lub odwołać. Później nie zostanie wysłany żaden mail przypominający - to jedno powiadomienie w momencie utworzenia wizyty.

Tworzenie wydarzenia

Nowe wydarzenie dodajesz przyciskiem + Dodaj → Wydarzenie. Modal jest prostszy niż przy wizycie - nie ma pól Klient, Produkt ani Cena. Wpisujesz nazwę, ustawiasz termin i - jeśli pracujesz w zespole - przypisujesz dietetyka, którego dotyczy.

Wydarzenia służą tylko do organizacji Twojego czasu i są widoczne dla pozostałych członków zespołu, jeśli wyświetlą Twój kalendarz.

Podgląd wizyty i zmiana statusu

Klikając na wizytę na osi czasu, otwierasz jej podgląd. Widzisz wszystkie informacje (klient, telefon, produkt, cena, termin, dietetyk, lokalizacja, informacje dodatkowe) plus aktualny status wizyty na samej górze: Niepotwierdzona (pomarańczowy pills) lub Potwierdzona.

Z tego samego widoku, pod ikoną trzech kropek (⋮) w prawym górnym rogu, masz możliwość wykonania czterech akcji:

Potwierdź - zmieniasz status wizyty na Potwierdzona (np. po telefonie z klientem, który potwierdza obecność).

Odwołaj - anulujesz wizytę.

Edytuj - zmieniasz dowolne dane wizyty (termin, klienta, produkt, cenę, lokalizację).

Usuń - całkowicie usuwasz wizytę z systemu.

Kto może potwierdzić wizytę

Status możesz zmienić samodzielnie z poziomu Terminarza - to wygodne, gdy potwierdzasz wizytę telefonicznie albo przy wizycie kontrolnej, której klient nie potwierdził sam. Jeśli przy tworzeniu wizyty zaznaczono checkbox Wyślij klientowi powiadomienie o wizycie, klient może też potwierdzić lub odwołać wizytę samodzielnie, klikając w odpowiedni link w mailu.

📌

Wskazówka

Zielona belka po lewej stronie wizyty na osi czasu to kolor produktu - kolory nadają się automatycznie do dodanych produktów (np. zielony dla wizyt pierwszych, niebieski dla kontrolnych, fioletowy dla odbiorów). Dzięki temu od razu widzisz strukturę dnia bez czytania nazw.

Synchronizacja z Google Calendar

Możesz połączyć Terminarz alloweat z Twoim kalendarzem Google. Synchronizacja działa dwukierunkowo:

wizyty i wydarzenia utworzone w alloweat pojawiają się w Twoim Google Calendar,

wydarzenia z Google Calendar trafiają do alloweat - dzięki czemu nie zaplanujesz wizyty w czasie zajętym przez prywatne spotkanie.

Synchronizację włączasz w sekcji Zarządzanie i płatności → Integracje. Po połączeniu konta Google synchronizacja działa automatycznie - nie musisz nic ręcznie odświeżać.

Najczęstsze pytania

Jak działa powiadomienie o wizycie?

Po kliknięciu „Wyślij klientowi powiadomienie o wizycie” klient od razu dostaje maila z informacją o dodanej wizycie i może ją z tego maila potwierdzić lub odwołać. Później nie wysyłamy już żadnego maila przypominającego - klient dostaje jedno powiadomienie w momencie utworzenia wizyty.

Czy mogę zmienić status wizyty bez powiadomienia klienta?

Tak. Akcje Potwierdź i Odwołaj z menu kontekstowego (⋮) zmieniają status wizyty po Twojej stronie i nie wysyłają żadnego maila do klienta. Powiadomienie do klienta wysyła się tylko raz - w momencie utworzenia wizyty, jeśli zaznaczyłaś odpowiedni checkbox. Dzięki temu możesz spokojnie potwierdzić wizytę po telefonie bez dublowania komunikacji.

Czy wizyta dodana w alloweat pojawi się w moim Google Calendar?

Tak, jeśli masz włączoną synchronizację z Google Calendar. Włączysz ją w Zarządzanie i płatności → Integracje. Synchronizacja działa dwukierunkowo - wydarzenia z Twojego Google Calendar trafiają też do alloweat, dzięki czemu nie zaplanujesz wizyty w czasie zajętym prywatnie.

Co oznaczają kolory belek przy wizytach na osi czasu?

Kolor belki po lewej stronie wizyty to kolor produktu. Kolory nadają się automatycznie do dodanych produktów (np. wizyta pierwsza, kontrolna, odbiór) w sekcji Zarządzanie i płatności → Produkty. Dzięki temu od razu rozpoznajesz strukturę dnia bez czytania nazw wizyt.